Vous êtes sur le point de signer un bail pour un local commercial ? Ou au contraire, vous vous préparez à le quitter ? Dans les deux cas, vous avez sûrement entendu parler de l’état des lieux. Est-ce une simple formalité ou une étape vraiment obligatoire ? Comment s’assurer que tout se passe bien pour éviter les conflits ?
Ce guide répond à toutes vos questions. Vous allez comprendre pourquoi réaliser un état des lieux pour un local commercial est une étape cruciale qui vous protège, que vous soyez bailleur ou locataire. On verra ensemble comment le faire, ce qu’il doit contenir et vous pourrez même télécharger un modèle gratuit.
L’état des lieux pour un local commercial est-il obligatoire ? La réponse claire
Oui, l’état des lieux pour un bail commercial est obligatoire. Il n’y a pas de débat sur ce point. Cette obligation a été mise en place par la loi Pinel du 18 juin 2014. Avant cette date, c’était beaucoup plus flou, ce qui créait de nombreux litiges à la fin du bail.
Cette règle s’applique à deux moments clés :
- L’état des lieux d’entrée : il est réalisé au moment de la remise des clés, quand le locataire prend possession du local.
- L’état des lieux de sortie : il est fait à la fin du bail, quand le locataire rend les clés.
Le but de ce document est simple : comparer l’état du local commercial entre le début et la fin de la location. C’est un document établi de manière « contradictoire », ce qui veut dire que le bailleur et le locataire doivent être présents (ou représentés) et d’accord sur ce qui est écrit. Il permet de déterminer qui doit payer les éventuelles réparations.
Les mentions obligatoires à ne jamais oublier dans le document
Pour qu’un état des lieux soit valable juridiquement, il ne suffit pas de noter quelques remarques sur un papier. Le document doit contenir des informations précises. S’il manque des éléments importants, il peut être contesté en cas de problème. C’est un document qui permet de sécuriser la relation entre bailleur et locataire.
Voici ce que votre état des lieux, d’entrée comme de sortie, doit absolument inclure :
- Le type d’état des lieux (entrée ou sortie).
- La date exacte de sa réalisation.
- L’adresse complète du local commercial.
- Le nom et l’adresse du bailleur (ou de son représentant).
- Le nom et l’adresse du locataire (le preneur).
- Les relevés des compteurs individuels (eau, électricité, gaz).
- Le détail et le nombre de clés ou de tout moyen d’accès remis (bips, badges).
- Une description précise de l’état des sols, murs et plafonds pour chaque pièce du local.
- Un inventaire de l’état des équipements mentionnés dans le bail (chauffage, sanitaires, cuisine, etc.).
- La signature du bailleur et du locataire. C’est ce qui rend le document valable.
Soyez le plus détaillé possible. N’hésitez pas à utiliser des termes comme « bon état », « état d’usage », « mauvais état » et à ajouter des commentaires. Par exemple : « mur blanc, bon état, une éraflure de 5 cm près de la porte ». Plus c’est précis, moins il y aura de place pour l’interprétation à la fin du bail.
L’impact de la Loi Pinel : le tableau comparatif avant/après 2014
La loi Pinel a vraiment marqué un tournant. Avant 2014, en l’absence d’état des lieux, la loi supposait que le locataire avait reçu le local en « bon état ». C’était une règle très dure pour le locataire, qui devait alors prouver que les dégradations existaient avant son arrivée, ce qui est presque impossible sans document.
Ce changement majeur a permis de rééquilibrer la relation entre le locataire et le bailleur. Pour bien comprendre la différence, voici un tableau simple qui résume tout.
| Date de signature du bail | Présomption sur l’état du local (si pas d’état des lieux) | Qui est responsable par défaut ? |
|---|---|---|
| Avant le 20 juin 2014 | Le local est présumé avoir été loué en bon état. | Le locataire doit prouver que les dégâts étaient déjà là. |
| Après le 20 juin 2014 | Aucune présomption. Le bailleur ne peut pas se baser sur une supposition. | Le bailleur doit prouver que la dégradation a été causée par le locataire. |
Le message est donc très clair. Depuis 2014, si le bailleur oublie de faire réaliser un état des lieux d’entrée, il ne pourra pas prouver que le locataire est responsable des dégradations constatées à la sortie. C’est une protection forte pour le preneur et une incitation pour le bailleur à être rigoureux.
Vétusté vs. Dégradation : la différence qui peut vous coûter cher
C’est un point central de l’état des lieux de sortie et une source fréquente de conflits. Il est important de bien faire la distinction entre ce qui relève de l’usure normale et ce qui est une vraie dégradation. Car ce n’est pas au locataire de payer pour la vétusté.
Qu’est-ce que la vétusté ?
La vétusté, c’est l’usure normale d’un local et de ses équipements due au temps qui passe et à un usage normal. C’est un phénomène inévitable. Par exemple, une peinture qui perd de son éclat après plusieurs années ou une moquette qui s’use dans une zone de passage sont des signes de vétusté.
Cette usure est à la charge du propriétaire. Le locataire n’a pas à payer pour la remise à neuf d’un équipement qui est simplement arrivé en fin de vie.
Et la dégradation ?
La dégradation, c’est un dommage causé par une négligence, un manque d’entretien ou un mauvais usage de la part du locataire. C’est une détérioration qui n’est pas « normale ».
- Un trou dans un mur fait en déplaçant un meuble.
- Une vitre cassée non réparée.
- Une grosse tache sur un sol qui ne part pas.
- Un équipement endommagé par une mauvaise manipulation.
Dans ces cas, les réparations sont à la charge du locataire. Le bailleur pourra utiliser une partie ou la totalité du dépôt de garantie pour couvrir les frais de remise en état.
Quand et pourquoi faire appel à un commissaire de justice (huissier) ?
L’état des lieux est normalement réalisé à l’amiable entre le bailleur et le locataire. Cependant, il arrive que la situation soit bloquée. C’est là qu’un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) peut intervenir pour réaliser l’état des lieux.
On fait appel à lui dans deux situations principales :
- Si l’état des lieux ne peut pas être établi à l’amiable car les deux parties ne sont pas d’accord sur la description du local.
- Si l’une des parties refuse de se présenter ou de signer le document.
L’intervention d’un commissaire de justice rend l’état des lieux incontestable. Son constat s’impose aux deux parties et ne peut pas être remis en cause devant un tribunal. C’est une sécurité pour tout le monde en cas de situation conflictuelle. Le coût de son intervention est réglementé et les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire.
Téléchargez votre modèle gratuit d’état des lieux pour local commercial (2025)
Pour vous faire gagner du temps et vous assurer de ne rien oublier, nous mettons à votre disposition un modèle d’état des lieux complet et à jour. Il respecte les obligations légales et contient toutes les mentions nécessaires pour être valable.
Ce document est prêt à l’emploi. Il vous suffit de le télécharger et de le remplir attentivement le jour de la remise des clés ou de la restitution du local. Vous pouvez le télécharger au format qui vous convient le mieux.
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FAQ – Les questions fréquentes sur l’état des lieux commercial
Pour finir, voici les réponses aux questions les plus courantes sur la réalisation d’un état des lieux pour un local commercial.
Quelle différence avec un bail professionnel ?
La logique est très similaire. Pour un bail professionnel, l’état des lieux est aussi devenu obligatoire avec la loi Elan de 2018. Avant cette loi, il était seulement facultatif. En cas d’absence d’état des lieux, la présomption de « bon état » s’applique, ce qui est défavorable au locataire. Les règles sont donc maintenant très proches de celles du bail commercial.
Peut-on ajouter des photos à l’état des lieux ?
Oui, et c’est même fortement recommandé. Des photos datées et annexées au document écrit constituent des preuves visuelles très fortes. Elles permettent d’illustrer les descriptions et d’éviter toute contestation sur l’état d’un mur, d’un sol ou d’un équipement. Pensez à prendre des photos d’ensemble et des photos de détail pour chaque défaut constaté.
Que faire si on découvre un défaut après la signature ?
Le locataire dispose d’un délai assez court après son entrée dans les lieux pour signaler un défaut qui n’aurait pas été vu lors de l’état des lieux. Ce délai est souvent de 10 jours, mais il peut varier. Il faut alors envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur pour demander une modification de l’état des lieux d’entrée.
L’état des lieux de sortie est-il payant ?
Non, si l’état des lieux de sortie est réalisé à l’amiable entre le locataire et le bailleur, il est totalement gratuit. Il ne devient payant que si les deux parties ne parviennent pas à se mettre d’accord et décident de faire appel à un commissaire de justice. Dans ce cas, comme pour l’état des lieux d’entrée, les frais sont partagés à parts égales.
